Chủ thầu là gì và tại sao lại được mọi người gọi như vậy? Công việc và tầm quan trọng của chủ thầu đối với mỗi công trình xây dựng là như thế nào? Đọc ngay
Một công việc nhận được nhiều sự quan tâm của các bạn trẻ hiện nay đó là trợ lý dự án vì tính chuyên nghiệp và năng động trong ngành nghề này. Bạn sẽ có cơ hội học hỏi nhiều điều từ những người đi trước khi đảm nhận vị trí đó. Hôm nay chúng tôi sẽ giúp bạn nắm rõ khái niệm trợ lý dự án là gì và cần có yêu cầu tuyển dụng ra sao trong bài viết dưới đây nhé.
Project Assistant là tên gọi tiếng Anh của công việc trợ lý dự án, được biết đến là người giúp đỡ hỗ trợ quản lý dự án từ chuyên môn cho tới kỹ thuật quản lý nhân sự, hành chính, pháp lý, tài chính,.. Trợ lý dự án có vai trò chính là sắp xếp điều phối công việc kết nối tất cả các thành viên xuất hiện trong dự án của nhóm, dự án đối với người quản lý về hoạt động báo cáo và theo dõi.
Bên cạnh đó thì tuỳ theo về đặc thù từng ngành nghề tài chính kinh doanh trong quy mô IT đó sẽ có sự khác biệt rõ rệt trong một hình quản lý dự án. Vì thế so với một trợ lý dự án trong một team lập trình phần mềm thì sẽ khác hoàn toàn với vị trí trợ lý dự án đối với thương vụ đầu tư trong kinh doanh.
Công việc của trợ lý dự án về bản chất là hỗ trợ các việc đối với quản lý dự án 2 mảng thiên về chủ yếu đó là quản lý nhóm và quản lý dự án. Tuy không có sự chuyên sâu về việc phụ trách các kế hoạch dự thảo hay dự án, những hợp đồng dự án thì họ vẫn là người đảm nhận nhiệm vụ đảm đảo thuận lợi khi dự án diễn ra các văn bản giấy tờ được chuẩn bị chỉn chu chu đáo.
Bên cạnh đó thì một vai trò khác của trợ lý dự án đó là trong cuộc hợp làm thư lý. Sẽ được ghi chép cẩn thận đầy đủ về toàn bộ nội dung vấn đề được nếu ra trong cuộc họp. Mỗi khi đến cuối buổi họp sẽ tiến hành lập báo cáo để trình lên sếp chờ xét duyệt. Trong quá trình dự án được hoàn thiện thì đó cũng là một công việc khá quan trọng hỗ trợ quản lý có thể sát sao theo dõi dự án và khi có vấn đề gi xảy ra vẫn có thể điều chỉnh phù hợp kịp thời tiến độ.
Trợ lý dự án sẽ là đại diện thay thế cho người quản lý của mình để ghi nhớ nắm bắt các nội dung quan trọng vì tài liệu và thông tin luôn có số lượng cực kỳ lớn. Trong đó và gồm có cả tài liệu, bản thảo thiết kế đối với dự án để tổng hợp thông tin một cách kịp thời và gửi tới những bộ phận hoặc phòng ban có thêm sự liên quan. Ngoài ra sẽ được trợ lý giám đốc phân loại lưu trữ hồ sơ để nhanh chóng tìm kiếm được khi có việc cần.
Chưa kể tới việc với các nhiệm vụ liên quan thì công việc này có vai trò quan trọng khi nắm các đầu mối thông tin liên lạc vô cùng chủ chốt. Các tài liệu thông tin đối với dự án từ đối tác thế giới hay trong nước đơn vị, hãng sản xuất đều thông qua trợ lý dự án để trao đổi.
Cho việc quản lý thì trợ lý dự án như một công cụ bảo bối vì thế trợ lý dự án đều có thể nắm được toàn bộ công việc khi có đề xuất dự án ý tưởng mới mẻ. Muốn những điều này được thực hiện thì trợ lý dự án phải tìm hiểu nghiên cứu xem đòi hỏi yêu cầu của dự án về hàng hoá hay dịch vụ cần cung cấp cho dự án, bản chất dự án được đánh giá làm cho trưởng dự án có được sự tham mưu chiến lược tốt nhất hiệu quả nhất.
Trợ lý của dự án có mức thu nhập tuỳ thuộc vào quy mô dự án, kinh nghiệm làm việc theo các năm, tính chất công việc tính chất ngành nghề 1 tháng trung bình rơi vào từ 8 triệu cho tới 20 triệu đồng. Các dự án lớn sẽ có cơ hội đảm nhiệm trung bình từ 2 đến 3 năm kinh nghiệm đổ lên và 1 tháng mức lương của vị trí này có thể lên tới 50 triệu đồng cùng với các khoản thưởng KPI, dự án, hoa hồng cũng như sự hấp dẫn từ các phúc lợi khác.
Trình độ và bằng cấp: Đối với công việc này thì sẽ có yêu cầu tuyển dụng từ bằng đại học đổ lên học các ngành học có liên quan tới lĩnh vực quản trị. Nhà tuyển dụng sẽ rất ấn tượng và đánh giá cao bạn khi bạn đạt được các tiêu chí này.
Bằng chứng chỉ tin học: Người trợ lý dự án không chỉ gặp gỡ làm việc với con người mà nó còn làm việc với công nghệ, máy tính, những phần mềm công cụ hỗ trợ để quản lý kịp tiến độ trong những dự án. Do đó yêu cầu cần có đối với vị trí trợ lý dự án là kỹ năng tin học cũng rất cần thiết.
Bằng cấp tiếng Anh: Nếu như bạn gặp gỡ khách hàng là người ngoại quốc hay tìm hiểu tài liệu thêm hay làm quản lý trong một môi trường mở rộng quốc tế thì đòi hỏi trợ lý dự án trong các trường hợp này cần có kiến thức về ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh để có thể đáp ứng được toàn bộ yêu cầu.
Một người trợ lý dự án để có đủ khả năng đối nhân xử thế dành cho mọi người thì phải chú trọng đến các kỹ năng mềm chứ không riêng gì kỹ năng chuyên môn.
Kỹ năng giao tiếp tốt là một kỹ năng mềm quan trọng mà trợ lý dự án cần phải trang bị cho mình vì tính chất công việc nếu muốn được xuyên suốt thông tin phải giao tiếp với rất nhiều bộ phận liên đới.
Khả năng quan sát tỉ mỉ: Phải có khả năng nắm được dự án có tổng thế như thế nào nếu như trong vị trí trợ lý dự án. Cần phải xem xét quan sát toàn bộ sự việc một cách cụ thể để tiến độ được bảo đảm và khi cần thiết sẽ đưa ra quyết định đúng đắn. Yếu tố này yêu cầu bạn cần có tư duy và sự tinh tế khi quan sát từ vị trí này.
Kỹ năng làm việc teamwork: Bạn cũng phải làm việc với nhiều bên liên quan chứ không đơn thuần chỉ dừng lại ở việc giao tiếp. Do đó rất cần thiết trong kỹ năng làm việc với team. Người trợ lý dự án phải hiểu rõ từng thành viên có điểm mạnh điểm yếu nào để công việc phân chia hợp lý, làm việc ăn ý, giám sát theo dõi để làm việc nhóm được hiệu quả và tốt nhất.
Kỹ năng giải quyết sự cố vấn đề: Nhiệm vụ của trợ lý dự án cũng sẽ ngăn chặn và hạn chế tối đa không xảy ra các rủi ro sự cố, tìm mọi cách để dự án diễn ra thuận lợi và ăn khớp. Mặc dù vậy cũng khó có thể kiểm soát được với từng tình huống trường hợp. Để dự án được tiếp tục thực hiện một cách rõ ràng và nhanh gọn họ cần xử lý vấn đề nhanh chóng.
Bạn cần có ít nhất 6 tháng kinh nghiệm làm việc để trở thành một trợ lý dự án, tuỳ theo quy mô và tính chất của dự án thì kinh nghiệm thực tập sinh cũng có thể chấp nhận.
Hành trình khám phá kiến thức mới đối với mỗi dự án thì sẽ được tích luỹ chắc chắn sau mỗi dự án để rèn luyện và kiến thức chuyên môn có sự khéo léo và chuyên nghiệp hơn. Bạn sẽ có đủ kinh nghiệm để trở thành một quản lý dự án sau từ 2 tới 3 năm làm việc trợ lý dự án hay cũng có thể thành một chuyên gia đối với mảng bạn thực sự đam mê và có kinh nghiệm.
Hy vọng vừa rồi bạn đã có cái nhìn tổng quát về khái niệm trợ lý dự án là gì cùng những thông tin liên quan. Cập nhật thêm nhiều bài viết hay và mới mẻ khác được chúng tôi mang lại trong những lần tiếp theo nhé.
