Hồ sơ xin việc shipper gồm những gì? Cần phải chuẩn bị ra sao và lưu ý những gì? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây các bạn nhé.
Trong lĩnh vực thi công xây dựng hay những người làm việc trong công trình, ngoài các vị trí cơ bản thì thư ký công trình đóng một vai trò khá quan trọng. Tuy vậy, nhiều người chưa biết tầm quan trọng của vị trí này và thậm chí trong bộ máy làm việc công trình còn không có vị trí thư ký. Vậy thư ký công trình là gì? Để hiểu hơn về thư ký công trình và triển vọng nghề nghiệp của vị trí này, hãy khám phá bài viết dưới đây nhé!
Thư ký công trình là người hỗ trợ và cung cấp hành chính trong các công trình cho các nhóm dự án hoạt động tại đây. Thư ký công trình sẽ có nhiệm vụ kiểm kê và đặt hàng thiết bị, làm các giấy tờ, xử lý và lập hóa đơn, sắp xếp các chuyến lịch, công tác hay tổ chức cuộc họp cho các thành viên đang làm việc trong nhóm, lập và xử lý hóa đơn hay cập nhật tình hình làm việc, hoạt động trong thi công, xây dựng.
Những người có kỹ năng giao tiếp tốt, kỹ năng tổ chức tốt, luôn có sáng tạo, ý tưởng mới trong công việc, có khả năng làm việc nhóm… sẽ phù hợp với công việc này. Bởi vậy, bạn cần phải có trình độ và kỹ năng mềm tốt vì vai trò, trách nhiệm “gánh lên vai” bạn là không hề nhỏ.
Sau khi đã hiểu rõ thư ký công trình là gì, để hiểu hơn về công việc của thư ký công trình, cùng tìm hiểu qua phần dưới đây nhé! Cụ thể, một thư ký công trình sẽ thực hiện các công việc như sau:
- Dựa theo phân công của chỉ huy trưởng, giám đốc dự án, thư ký công trình thực hiện công tác quản trị văn phòng, hành chính trên công trường gồm: Sắp xếp hệ thống giấy tờ, tổ chức họp, quan sát và kiểm soát giờ giấc làm việc của các thành viên trong công trình như chủ đầu tư hay các đối tác khác, thực hiện công việc giao nhận nhận tài liệu nội bộ.
- Dựa theo chỉ đạo của chỉ huy trưởng và giám đốc dự án, phân phối, tổng hợp kịp thời hồ sơ, tài liệu và thông tin nhanh chóng, kịp thời cho các bộ phận, giúp đỡ, hỗ trợ các công tác văn phòng khác và lưu trữ hồ sơ cho nhóm chức năng.
- Quản lý, bảo quản hồ sơ theo dõi và chuẩn bị các biên bản họp; ở công trường xảy ra hoạt động gì cũng cần cập nhật diễn biến hoạt động kịp thời, phối hợp với những thành viên trong các phòng ban khác để hỗ trợ thi công công trường.
- Theo dõi hồ sơ của các hợp đồng dự án xây dựng, khi cần công việc cho giám đốc dự án cần nhanh chóng hỗ trợ và theo dõi hồ sơ hợp đồng của dự án.
- Dựa vào phạm vi và quyền hạn của mình, thực hiện các nhiệm vụ được cấp trên giao cho và quản lý quỹ công trình, dựa theo đề xuất của bộ phận sẽ chỉ các khoản theo yêu cầu nhưng cần phải được chỉ huy trưởng chấp thuận.
- Lập báo cáo và giải trình các chi phí trong công trình xây dựng, sau đó nộp lên chỉ huy trưởng. Sau khi chỉ huy trưởng xác nhận cần gửi tiếp các bộ phận theo đúng quy trình để xác nhận giải trình chi phí như giám đốc vùng, giám đốc khối.
- Lưu trữ và tổ chức quản lý chặt chẽ tài liệu, hồ sơ liên quan tại công trình và lập nên các báo cáo tổng hợp, lập hồ sơ nghiệm thu công trình, hồ sơ chất lượng và trước khi chuyển về khối kỹ thuật cần được chỉ huy trưởng xác nhận.
Nếu bạn muốn trở thành một thư ký công trình chuyên nghiệp thì cần đảm bảo đáp ứng được các kỹ năng và yêu cầu cần thiết.
Để trở thành thư ký trong một công trình, bạn cần phải tốt nghiệp Cao đẳng các chuyên ngành như Quản trị kinh doanh, Ngoại ngữ, Thư ký hay Hành chính văn phòng… hoặc những bằng cấp có giá trị tương đương.
Ngoài ra, bạn cần phải biết cách trình bày thể thức văn bản, giao tiếp tốt Anh văn, có kinh nghiệm hoặc kiến thức làm việc trong văn thư lưu trữ. Nếu bạn có kinh nghiệm làm thư ký hoặc làm việc trong lĩnh vực xây dựng thì đây bạn sẽ được nhà tuyển dụng đánh giá cao. Bên cạnh đó, bạn cần phải yêu nghề, tận tâm với công việc, trung thực và có trách nhiệm.
Ngoài ra, thư ký công trình cần phải thành thạo một số kỹ năng cần thiết khác như:
Bạn cần phải sử dụng máy tính thành thạo và có kỹ năng công nghệ tốt để dùng thành thạo các phần mềm cần thiết thì mới có thể làm việc với vị trí thư ký công trình. Bởi đây là công việc liên quan tới máy tính khá nhiều như lập hóa đơn, đánh máy, trả lời email, cập nhật các bảng giá…
Hầu hết ngành nghề nào cũng đòi hỏi kỹ năng giao tiếp và thư ký công trình cũng vậy. Bạn cần phải có kỹ năng tương tác, giao tiếp tốt để đảm nhận công việc, trình bày công việc với cấp trên, trả lời điện thoại của cấp trên, khách hàng và tiếp đón khách hàng… Bởi vậy, đây là kỹ năng không thể thiếu cho thư ký công trình.
Bạn cần có khả năng tổ chức, sắp xếp công việc để có thể hoàn thành các công việc đúng thời hạn như lưu trữ và quản lý tài liệu, hồ sơ, đảm bảo văn phòng làm việc luôn ngăn nắp. Do đó, khi có kỹ năng tổ chức tốt, bạn sẽ dễ dàng hoàn thành công việc và thành công hơn.
Ngoài thời gian của bản thân, thư ký công trình cần quản lý thời gian cho cấp trên, như kiểm tra lịch trình, lịch hợp, lịch làm việc cho cấp trên trong vài tháng tới.
Ngoài ra, thư ký công trình cần biết được việc nào nên thực hiện trước và việc nào quan trọng nhất, từ đó mới có thể quản lý công việc của bản thân hiệu quả, không cần cấp trên giám sát liên tục.
Hiện nay, thư ký công trình có mức lương trung bình khoảng 11 triệu đồng/ tháng, là một trong những công việc có thu nhập khá hấp dẫn.
Vị trí thư ký công trình luôn có một mức lương cạnh tranh, giúp thúc đẩy bản thân phát huy năng lực và làm việc có hiệu quả. Cụ thể, mức lương cho thư ký công trình sẽ dao động từ 5 tới 20 triệu/ tháng tùy theo từng quy mô công trình, dự án.
Bên cạnh đó, dựa vào các chính sách của công ty, thư ký công trình cũng sẽ nhận được chế độ bảo hiểm sức khỏe, thưởng dự án, hay các chế độ khác. Khi làm công việc này, bạn có khả năng tiếp xúc với nhiều công trình, dự án, giúp bạn dễ dàng phát triển nghề nghiệp, cơ hội việc làm của bản thân dựa theo định hướng.
Ngày nay, nhu cầu tuyển dụng thư ký công trình ngày càng tăng cao vì ngày càng có nhiều công trình, dự án xây dựng mới, giúp bạn tìm được công việc mới mức lương phù hợp.
Bạn có thể làm công việc này bắt đầu từ thư ký công trình ở các dự án, công ty xây dựng hay tổ chức nhà thầu. Đây là một vị trí đòi hỏi các kỹ năng cần thiết, do đó bạn cần học tập chăm chỉ, trau dồi các kiến thức chuyên môn, kỹ năng cần thiết nhé!
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã biết được thư ký công trình là gì, công việc của thư ký công trình và những yêu cầu để ứng tuyển vị trí này. Trên thực tế, nhu cầu tìm kiếm thư ký công trình xây dựng ngày càng gia tăng, do đó bạn sẽ không lo thiếu việc làm hay không tìm được việc đúng chuyên môn. Để trở thành thư ký công trình chuyên nghiệp, bạn cần chăm chỉ học tập, tích lũy kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm để phát triển sự nghiệp cho bản thân mình.
