Cách viết hồ sơ xin việc và trọn bộ thông tin cách viết hồ sơ xin việc

1. Khái niệm chính xác về hồ sơ xin việc là gì?

Hồ sơ xin việc được biết đến là một bộ tài liệu gồm nhiều giấy tờ thông tin khác nhau, được sử dụng trong quá trình ứng tuyển vào các vị trí việc làm tại các công ty, doanh nghiệp hiện nay. 

Một cách định nghĩa chính xác về hồ sơ xin việc theo wikipedia thì: “Hồ sơ xin việc là một tập văn bản tài liệu tóm tắt về bản thân, quá trình giáo dục, đào tạo và liệt kê các kinh nghiệm làm việc dùng trong quá trình tìm việc làm”.

Thông thường, có 2 hình thức tồn tại của hồ sơ xin việc. Một là hồ sơ xin việc giấy (bản cứng) và hai là hồ sơ xin việc online (bản mềm). Thực tế thì cả 2 hình thức hồ sơ xin việc này đang được sử dụng một cách song song. Tức là khi bạn ứng tuyển ban đầu thì sẽ nộp hồ sơ giấy và sau khi bạn đã vượt qua được các vòng thi tuyển, trở thành nhân viên chính thức thì sẽ nộp bản hồ sơ xin việc giấy, có công chứng đầy đủ theo yêu cầu để lưu trữ.

Với việc tổng hợp nhiều loại giấy tờ khác nhau, hồ sơ xin việc có ý nghĩa và vai trò nhất định đối với cả ứng viên và nhà tuyển dụng. Thông qua một bộ hồ sơ, ứng viên cung cấp thông tin liên lạc của mình, thể hiện được trình độ, năng lực qua CV xin việc và thái độ thông qua đơn xin việc.Đồng thời khẳng định sự chính xác với những thông tin mà bản thân cung cấp cũng như gửi tới nhà tuyển dụng.

Trong khi đó, nhà tuyển dụng dựa vào hồ sơ xin việc để có thông tin ứng viên, đánh giá họ và lựa chọn được những ứng viên phù hợp dựa trên các tiêu chuẩn đã đề ra. Sự thuận tiện này đã cho thấy được tầm quan trọng cũng như ý nghĩa của hồ sơ xin việc trong quá trình ứng tuyển và tìm kiếm nhân lực hiện nay.

2. Có gì trong một bộ hồ sơ xin việc chuẩn?

Vẫn biết là hồ sơ xin việc gồm nhiều loại giấy tờ, tài liệu khác nhau. Tuy nhiên, cụ thể thì có những giấy tờ nào trong một bộ hồ sơ xin việc chuẩn là điều mà chưa chắc ai cũng biết. 

Một mẫu hồ sơ xin việc sẽ bao gồm những giấy tờ sau đây:

- 1 bản sơ yếu lý lịch

- 1 bản đơn xin việc

- 1 bản CV xin việc 

- 1 bản giấy khám sức khỏe

- Bằng cấp, chứng chỉ

- Bản photo căn cước công dân/ chứng minh thư nhân dân, sổ hộ khẩu

- Ảnh 4x6cm (từ 2 đến 4 ảnh).

- Giấy tờ khác (portfolio với những sản phẩm cá nhân, bảng điểm,...)

Việc tìm hiểu và nắm bắt chính xác những giấy tờ có trong hồ sơ xin việc sẽ giúp bạn có thể chuẩn bị tốt hơn. Dù là hồ sơ xin việc bản giấy hay bản online thì các loại giấy tờ cũng sẽ được chuẩn bị giống nhau.

3. Cách viết hồ sơ xin việc làm như thế nào?

Khi đã chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ có trong hồ sơ xin việc thì điều bạn cần làm tiếp theo chính là hoàn thiện các giấy tờ đó để có bộ hồ sơ xin việc hoàn chỉnh nhất có thể.

Sau đây sẽ là hướng dẫn cách viết hồ sơ xin việc chi tiết để giúp các bạn dễ dàng hơn trong quá trình hoàn thiện bản hồ sơ xin việc của mình.

3.1. Cách viết sơ yếu lý lịch

Với sơ yếu lý lịch trong hồ sơ xin việc thì sẽ là bản sơ yếu lý lịch tự thuật. Các phần thông tin sẽ được chia làm 4 phần chính. Bao gồm: Thông tin cá nhân, Hoàn cảnh gia đình, Quá trình bản thân, Khen thưởng và kỷ luật.

3.1.1. Phần thông tin cá nhân

Khi viết phần thông tin cá nhân thì các bạn nên chuẩn bị sổ hộ khẩu, chứng minh thư hoặc căn cước công dân. Điều này sẽ giúp bạn có thể thuận tiện hơn khi điền các thông tin liên quan.

Về cơ bản thì những thông tin này đều là của bạn. Do vậy mà rất quen thuộc và dễ dàng để hoàn thiện. Điều lưu ý đó là khi viết Trình độ văn hóa và Trình độ chuyên môn. Đây là 2 yếu tố mà rất nhiều bạn sẽ nhầm lẫn và ghi sai.

Các bạn có thể ghi như sau:

- Trình độ văn hóa: 12/12

- Trình độ chuyên môn: Đại học        Loại hình đào tạo: Chính quy

Dựa trên bằng cấp mà bạn sẽ ghi sao cho chính xác nhất. Vì thế mà bạn cũng cần chuẩn bị bằng tốt nghiệp đại học khi viết sơ yếu lý lịch tự thuật trong hồ sơ xin việc nhé. 

Các phần thông tin còn lại khá đơn giản và dễ hiểu. Các bạn hoàn toàn có thể điền thông tin một cách dễ dàng.

3.1.2. Phần hoàn cảnh gia đình

Ỏ phần này, bạn sẽ phải kê khai thông tin của bố, mẹ ruột và anh, chị, em ruột, vợ hoặc chồng của mình nếu như bạn đã kết hôn.

Những thông tin cụ thể sẽ bao gồm họ tên, năm sinh, nghề nghiệp. Cùng với đó là trả lời một vài câu hỏi như làm gì trước và sau CMT8. Câu hỏi này thường dành cho bố, mẹ ruột. Còn với những người còn lại sẽ không trả lời theo mô típ này.

3.1.3. Phần quá trình bản thân

Ở phần này, các trường thông tin mà bạn cần điền chính là Thời gian, Làm gì, Ở đâu và Chức vụ ra sao.

Nghe có vẻ khó nhằn nhưng thực tế rất đơn giản. Bạn sẽ chỉ cần kê khai từ năm nào đến năm nào, làm cái gì, địa điểm và chức vụ mình đảm nhận. Bạn có thể bắt đầu ghi quá trình học tập của mình qua từng cấp bậc trước sau đó đến những việc làm trước mà bản thân đã trải qua. Riêng cấp học Mầm non sẽ không cần kê khai trong phần này.

Ví dụ: 

2005- 2009: Học Trường Tiểu học Yên Sơn - Hà Nội - Học sinh

…..

2016 - 2020: Học Trường Đại học Văn hóa Hà Nội - Sinh viên

…….

Tương tự như vậy bạn sẽ viết các mốc sự kiện cụ thể mà bản thân đã trải qua cho tới thời điểm viết bản sơ yếu lý lịch xin việc này.

3.1.4. Phần khen thưởng và kỷ luật

Với phần này, nếu như bạn nhận được bằng khen thì có thể ghi rõ ràng ở đây, nếu như bị kỷ luật thì cũng vậy. Trong trường hợp không có khen thưởng hay kỷ luật thì sẽ bỏ trống.

Vậy là bạn đã hoàn thành sơ yếu lý lịch của mình. Phía cuối sẽ là xác nhận của địa phương và chữ ký của bạn. Bên cạnh sơ yếu lý lịch giấy thì bạn có thể sử dụng sơ yếu lý lịch file word với việc tải theo mẫu dưới đây:

Sơ yếu lý lịch tiếng Việt: MauSYLL.doc

Sơ yếu lý lịch tiếng Anh: MauSYLL_English.doc

3.2. Cách viết đơn xin việc

Đơn xin việc như một lời gửi gắm đầy thâm tình của ứng viên tới nhà tuyển dụng. Vì thế mà bạn cần bộc lộ được mong muốn làm việc tại công ty ra sao. Tất nhiên, điều này sẽ phải dựa trên những căn cứ, cơ sở là năng lực làm việc của bạn và trình độ chuyên môn mà bạn có. 

Hãy chia rõ cụ thể bố cục của đơn xin việc làm 3 phần, gồm: Mở đầu, Nội dung và Kết thúc.

- Phần mở đầu: Gửi lời chào tới nhà tuyển dụng, giới thiệu sơ qua về bản thân và lý do bạn viết đơn xin việc này cùng với việc tại sao bạn biết tới tin tuyển dụng đó. Không cần quá dài dòng, ngắn gọn, đủ ý và dễ hiểu là được.

- Phần nội dung: Đưa ra lý do tại sao nhà tuyển dụng nên lựa chọn bạn. Cung cấp thông tin về bằng cấp, kinh nghiệm và kỹ năng làm việc liên quan. Đảm bảo sự hiệu quả trong công việc với những kết quả đem lại.

- Phần kết thúc: Cảm ơn nhà tuyển dụng và một lời ngỏ với việc bạn mong sẽ có cơ hội làm việc tại quý công ty. Cuối cùng là ký tên và có thể để thông tin liên lạc bên dưới.

Với đơn xin việc trong hồ sơ xin việc thì bạn có thể sử dụng đơn xin việc viết tay hoặc đơn xin việc đánh máy với mẫu được tải dưới đây:

Đơn xin việc cho sinh viên mới ra trường: mau_don_xin_viec_danh_cho_sinh_vien_moi_ra_truong.doc

Đơn xin việc cho người có kinh nghiệm: mau_don_xin_viec_danh_cho_nguoi_da_co_kinh_nghiem.doc

Đơn xin việc tiếng Anh: mau_don_xin_viec_tieng_Anh.doc

3.3. Viết CV xin việc

Với CV xin việc thì bạn cần tập trung cho những thông tin thể hiện trình độ và kinh nghiệm làm việc của mình. Bố cục của một CV xin việc bao gồm:

- Thông tin cá nhân

- Bằng cấp

- Mục tiêu nghề nghiệp

- Kinh nghiệm làm việc

- Kỹ năng

Khi viết CV xin việc, bạn không nên viết quá dài dòng mà chỉ nên tóm gọn ý chính đủ để nhà tuyển dụng có thể hiểu ý nghĩa của những thông tin đó. Bởi một CV chỉ nên gói gọn trong 1 - 2 trang A4. Do vậy mà cần có sự giới hạn về độ dài cho mỗi phần thông tin trong CV.

3.4. Với các loại giấy khác

Đối với những loại giấy tờ khác thì bạn sẽ chỉ cần photo để bổ sung mà không cần hoàn thiện quá nhiều. 

Thực tế thì cách điền hồ sơ xin việc làm là sự tổng hợp của quá trình hoàn thiện các loại tài liệu khác nhau. Không quá khó khăn nhưng sẽ cần sự kỹ lưỡng và tinh tế trong từng bước để mỗi một giấy tờ được chuẩn bị đều mang đến hiệu quả nhất định.

4. Một số lưu ý khi viết hồ sơ xin việc

Nếu như ở trên dã hướng dẫn viết hồ sơ xin việc thì ngay sau đây sẽ là một số lưu ý để giúp cho quá trình chuẩn bị hồ sơ xin việc của bạn được trọn vẹn hơn.

- Kê khai thông tin một cách chính xác, trung thực.

- Không để các giấy tờ trong hồ sơ bị nhàu nét, gạch xóa lung tung.

- Không đưa những giấy tờ không có trong hồ sơ ra bìa hồ sơ.

- Có thể sử dụng các mẫu hồ sơ xin việc với phong cách thiết kế riêng. Tuy nhiên điều này chỉ thích hợp nhất khi bạn ứng tuyển các vị trí thuộc lĩnh vực nghệ thuật, sáng tạo mà thôi.

Trên đây chính là chia sẻ về cách viết hồ sơ xin việc và những thông tin quan trọng liên quan. Hy vọng các bạn đã nắm rõ được cách điền hồ sơ xin việc cho mình.